Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Operatorul datelor tale este:

• WISE IT SRL, cu sediul social în Str. Soarelui 12, Sat Sântandrei, jud. Bihor, cod poștal 417515, România
• CUI RO29931473, Reg. Com. J2012000411050
• Contact general: contact@kinetonow.ro
• Contact pentru protecția datelor: contact@kinetonow.ro

Pentru solicitări privind protecția datelor folosește contactul de mai sus. Evaluarea obligației de desemnare a unui responsabil cu protecția datelor (DPO) trebuie documentată ținând cont de datele de sănătate, amploarea prelucrării și datele prestatorilor. Datele unui DPO desemnat vor fi publicate aici.

Terapeutul sau clinica ta este operator separat. Pentru evaluarea clinică, notele de tratament și documentația medicală pe care le întocmește în legătură cu tine, prestatorul decide singur scopul și mijloacele prelucrării, în baza obligațiilor lui profesionale. Pentru aceste date, KinetoNow este doar furnizorul tehnic care le găzduiește în siguranță. Cererile privind conținutul dosarului tău de recuperare se adresează prestatorului; îți spunem oricând cui.

2. Ce acoperă acest document

Acoperă prelucrarea datelor prin site-urile kinetonow.com și kinetonow.ro, prin aplicațiile mobile KinetoNow și KinetoNow Terapeuți, prin corespondența cu echipa noastră și prin comunicările pe care ți le trimitem. Nu acoperă site-urile terților la care ajungi din linkuri, care au politicile lor.

Documentul se aplică pacienților, kinetoterapeuților, maseurilor, reprezentanților clinicilor și clienților business. Unde o regulă privește doar o categorie, spunem asta.

3. Ce date prelucrăm și de unde vin

Date pe care ni le dai tu

• Date de cont: nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, parolă sau metodă de autentificare, fotografie de profil (opțional), limba preferată.
• Date despre programare: serviciul ales, data și ora, locul ședinței, terapeutul, persoana pentru care se face programarea, istoricul programărilor.
• Adresa unde are loc ședința la domiciliu, cu detalii de acces: scară, etaj, interfon, instrucțiuni de parcare.
• Motivul programării și informații despre starea ta de sănătate: zona afectată, tipul durerii și intensitatea ei, diagnostice comunicate de medic, intervenții chirurgicale, tratamente în curs, contraindicații, sarcină, documente medicale pe care alegi să le încarci. Acestea sunt date din categorii speciale, în sensul art. 9 GDPR.
• Mesajele schimbate cu terapeutul sau cu echipa de asistență, inclusiv sesizări și reclamații.
• Recenzii și evaluări pe care le publici.
• Pentru terapeuți și clinici: CNP și copia actului de identitate acolo unde este necesar pentru identificare și facturare, autorizația de liberă practică, avizul anual CFZRO, diplome și certificate de calificare, polița de malpraxis, datele firmei, contul bancar, cazierul judiciar acolo unde îl solicităm pentru siguranța pacienților. Tot pentru terapeuți: tokenul de acces la sistemul RO e-Factura pe care îl autorizezi cu certificatul tău digital calificat, pe care îl păstrăm criptat și îl folosim exclusiv pentru transmiterea facturilor emise prin Platformă, în numele tău sau de tine. Nu avem acces la certificatul sau la cheia ta privată și nu îl folosim pentru alte operațiuni în SPV.
• Datele de pe facturile pe care le emiți tu prin Platformă: numele, adresa, e-mailul sau CUI-ul cumpărătorului, serviciul și suma, precum și instrucțiunea ta de emitere, cu textul acceptat și versiunea ei. Pentru aceste facturi tu ești operatorul, iar noi le prelucrăm pentru tine, ca program de facturare, și le păstrăm pe durata legală de arhivare a documentelor fiscale.

Date generate de folosirea serviciului

• Date de plată: suma, moneda, data, statusul tranzacției, ultimele patru cifre și tipul cardului, facturile emise. Numărul complet al cardului nu ajunge la noi; el este procesat direct de furnizorul de plăți.
• Localizare aproximativă: orașul și zona, deduse din adresa introdusă sau, dacă ne dai acces, din dispozitiv, ca să îți arătăm terapeuți disponibili în apropiere. Nu urmărim poziția în fundal.
• Date tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului, sistemul de operare, versiunea aplicației, identificatori de sesiune, paginile vizitate, erorile aplicației, jurnalele de securitate.
• Date despre consimțământul la cookie-uri și preferințele de comunicare.

Date de la terți

• De la furnizorul de plăți, confirmarea sau refuzul tranzacției și eventualele contestații.
• De la terapeut sau clinică, statusul ședinței, confirmarea prestării și, unde este cazul, notificarea unui incident.
• Din registre publice, verificarea autorizației unui fizioterapeut.
• De la persoana care face programarea pentru tine, dacă ședința ta a fost rezervată de un membru al familiei sau de angajator, în cadrul unui program business.

4. De ce prelucrăm datele și în ce temei

Când ne bazăm pe interesul legitim, punem în balanță interesul nostru cu drepturile tale și păstrăm evaluarea scrisă. Ți-o putem prezenta la cerere.

Despre datele de sănătate. Informația despre afecțiunea ta este necesară pentru ca ședința să fie sigură, dar rămâne opțională la nivelul detaliului: dacă alegi să nu o furnizezi, terapeutul poate refuza motivat prestarea. Îți cerem consimțământ explicit, distinct, în momentul programării, iar acest consimțământ poate fi retras oricând, fără efect asupra prelucrărilor anterioare.

Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR se aplică în completare, în special în privința prelucrării codului numeric personal, pe care îl cerem doar acolo unde este strict necesar pentru facturare și pentru identificarea prestatorilor.

5. Cine primește datele

• Terapeutul, maseurul sau clinica pe care i-ai ales: primesc numele, telefonul, adresa ședinței, serviciul, motivul programării și informațiile medicale relevante. Nu primesc istoricul programărilor tale cu alți prestatori și nici datele tale de plată.
• Furnizorii noștri de servicii, care prelucrează date strict pe baza instrucțiunilor noastre. Lista este în secțiunea următoare.
• Furnizorul de servicii de plată, ca operator independent pentru prevenirea fraudei și obligațiile lui legale.
• Contabilul, auditorii și avocații noștri, sub obligație de confidențialitate.
• Autoritățile publice, doar la cerere întemeiată pe lege: ANAF, ANPC, ANSPDCP, instanțe, organe de urmărire penală, autorități sanitare.
• Asigurătorul de malpraxis al prestatorului, dacă se instrumentează o sesizare care privește o ședință a ta și numai în măsura necesară.
• Angajatorul tău, în programele KinetoNow Business, doar cu date agregate: număr de ședințe consumate, buget rămas. Niciodată motivul programării sau notele terapeutului.
• Un eventual dobânditor, în cazul unei fuziuni, achiziții sau transfer de activitate, cu informarea ta prealabilă.

Nu vindem datele tale și nu le transmitem în scopuri publicitare ale terților.

6. Furnizorii care prelucrează date pentru noi

Lista de mai jos este actuală la data actualizării acestui document și o actualizăm la schimbarea serviciilor. Furnizorii care acționează ca persoane împuternicite trebuie acoperiți de acorduri conform art. 28 GDPR; evidența acordurilor și a subîmputerniciților se verifică separat.

Dacă adăugăm sau schimbăm un furnizor care prelucrează date personale, actualizăm această listă înainte de punerea în funcțiune. Ne poți cere oricând, la contact@kinetonow.ro, versiunea completă și actuală, cu denumirile juridice și țările de stabilire.

7. Unde stau datele și ce iese din SEE

PostHog și stocarea organizației Sentry sunt configurate în regiunea UE. La Resend, regiunea de trimitere este Irlanda, dar datele clienților sunt stocate în SUA; regiunea de trimitere controlează de unde pleacă e-mailul, nu unde sunt păstrate datele. Pentru celelalte servicii, regiunea efectivă și accesul din afara SEE trebuie verificate în configurația și contractul furnizorului; nu garantăm găzduire exclusiv în UE. Furnizorii stabiliți în SUA pot prelucra date în afara SEE, inclusiv pentru asistență tehnică. Găzduirea în UE nu exclude, singură, un transfer prin acces de la distanță.

Transferurile în afara SEE necesită un mecanism verificat pentru fiecare furnizor:

• o decizie de adecvare a Comisiei Europene, cum este cadrul UE–SUA de protecție a datelor (Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați;
• clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, completate cu măsuri tehnice suplimentare: criptare, pseudonimizare, restricționarea accesului;
• o evaluare a impactului transferului, acolo unde este necesară.

Poți cere o copie a garanțiilor aplicabile scriindu-ne la contact@kinetonow.ro.

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele de cont: până la ștergerea contului. După ștergere, păstrăm doar ce ne obligă legea sau ce este necesar pentru apărarea unui drept în justiție.
• Facturile și documentele contabile: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. La ștergerea contului, referințele necesare din programări și plăți sunt anonimizate, iar datele de sănătate sunt șterse din platformă.
• Notele de tratament și documentația clinică: pe durata prevăzută de obligațiile legale și profesionale ale prestatorului privind documentația medicală. Termenul este stabilit de prestator, în calitate de operator.
• Mesajele cu asistența și sesizările: 3 ani de la închiderea cazului; 5 ani dacă există un litigiu.
• Mesajele pacient–terapeut: 2 ani, apoi șterse prin procesul automat de retenție.
• Jurnalele tehnice ale furnizorilor: durata depinde de configurația fiecărui serviciu. Jurnalul intern de audit al operațiunilor financiare și de stare nu are în prezent o ștergere automată; nu include text medical sau tokenuri.
• Documentele de autorizare ale terapeuților: pe durata colaborării și 5 ani după încetarea ei, pentru dovada verificărilor efectuate.
• Tokenul de acces RO e-Factura al terapeutului: până la revocare, expirare sau închiderea contului, apoi șters imediat; documentele fiscale se păstrează 5 ani; evenimentele de audit au regimul distinct descris mai sus.
• Dovezile de consimțământ (marketing, cookie-uri, date de sănătate): 3 ani de la retragere sau de la expirare.
• Recenziile publicate: cât timp profilul prestatorului este activ, apoi anonimizate.

La expirarea termenelor, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil, astfel încât să nu mai poți fi identificat.

9. Cum protejăm datele

• Criptare în tranzit (TLS) și în repaus pentru bazele de date și pentru copiile de siguranță.
• Autentificare gestionată de Clerk, prin cod de unică folosință (OTP) sau cont social.
• Acces pe roluri, după principiul strictei necesități: administratorii nu au acces la planurile de recuperare, jurnalele de durere sau mesajele clinice ale pacienților.
• Jurnalizarea operațiunilor financiare și a schimbărilor de stare; jurnalul nu reprezintă o evidență a fiecărei citiri a datelor de sănătate.
• Separarea mediilor de dezvoltare și de producție; nu folosim date reale de pacienți în teste.
• Copiile de siguranță și restaurarea depind de serviciul de infrastructură; o restaurare se consideră verificată numai după un exercițiu documentat.
• Contracte de confidențialitate cu tot personalul și cu toți colaboratorii.
• Program de raportare a vulnerabilităților la contact@kinetonow.ro, descris în Politica de securitate.

Dacă are loc o încălcare a securității datelor care poate genera un risc pentru drepturile tale, notificăm ANSPDCP în cel mult 72 de ore și te informăm direct atunci când riscul este ridicat, conform art. 33 și 34 GDPR.

10. Cookie-uri

Folosim tehnologii strict necesare pentru funcționarea site-ului și, cu consimțământul tău, analiza vizitelor pe paginile publice prin PostHog UE; dacă refuzi, vizitele sunt doar numărate anonim, fără cookie-uri. Poți accepta, refuza sau schimba alegerea oricând, din bannerul de consimțământ. Detaliile complete, cu nume, scop și durată, sunt în Politica de cookie-uri.

Analiză opțională în aplicația mobilă. În versiunile care oferă această opțiune, analiza utilizării este oprită până când o activezi din Cont → Confidențialitate și analiză. Cu acordul tău, trimitem către PostHog, în proiectul nostru găzduit în regiunea UE, deschiderea aplicației, rolul folosit și pași generali de căutare și programare, împreună cu platforma și versiunea aplicației. Evenimentele folosesc un identificator aleatoriu temporar, fără legătură cu identificatorul contului. Nu trimitem conținut medical, mesaje, documente, date de contact, adrese sau informații de plată și nu înregistrăm ecranul. PostHog primește adresa IP necesară conexiunii; îmbogățirea geografică este dezactivată. Poți retrage acordul oricând din aceeași pagină, fără să afectezi îngrijirea sau programările.

Statistici agregate din server. Pentru a număra conturile noi, înscrierile terapeuților și cererile de programare, serverul trimite către PostHog UE un eveniment fără identificatorul contului, fără date de contact și fără date despre programare (doar tipul serviciului și dacă este prima cerere), cu un identificator aleatoriu nou pentru fiecare eveniment.

11. Drepturile tale

Poți solicita ștergerea contului KinetoNow din secțiunea Cont a aplicației, prin „Șterge contul”, sau fără acces la aplicație, prin e-mail. Găsești pașii și explicațiile despre datele păstrate în pagina pentru ștergerea contului.

• Acces (art. 15): poți afla ce date avem despre tine și poți primi o copie.
• Rectificare (art. 16): poți corecta datele inexacte sau incomplete.
• Ștergere (art. 17): poți cere ștergerea datelor, în limitele obligațiilor noastre legale de păstrare.
• Restricționare (art. 18): poți cere înghețarea prelucrării cât timp contești exactitatea datelor sau temeiul prelucrării.
• Portabilitate (art. 20): poți primi datele pe care ni le-ai furnizat, într-un format structurat, sau le poți transfera altui operator.
• Opoziție (art. 21): te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim și, oricând și necondiționat, marketingului direct.
• Retragerea consimțământului: oricând, la fel de simplu cum l-ai dat, fără efect asupra legalității prelucrării anterioare.

Scrie-ne la contact@kinetonow.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile; dacă cererea este complexă, putem prelungi cu maximum două luni și te anunțăm de ce. Cererile sunt gratuite; putem percepe un tarif rezonabil doar pentru cereri vădit nefondate sau excesive. Ca să protejăm datele, îți putem cere să îți confirmi identitatea înainte de a răspunde.

12. Unde reclami

Dacă nu ești mulțumit de răspunsul nostru, te poți adresa autorității de supraveghere:

• Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
• B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București
• dataprotection.ro

Ai acest drept în temeiul art. 77 GDPR. Te poți adresa și instanțelor de judecată, conform art. 79 GDPR.

13. Decizii automate

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar semnificativ, în sensul art. 22 GDPR.

Folosim totuși automatizări simple, pe care le explicăm deschis. Ordonarea „Recomandat” din lista de terapeuți combină distanța față de adresa ta, disponibilitatea în intervalul cerut, potrivirea dintre serviciul cerut și competențele declarate, media recenziilor și rata de anulare a prestatorului. Este o sugestie de afișare, nu o decizie despre tine: poți schimba oricând criteriul de sortare sau alege manual orice terapeut din listă.

Sistemele antifraudă pot semnala automat o plată neobișnuită, dar decizia finală de a bloca o tranzacție sau un cont este luată de o persoană din echipa noastră.

14. Copii

Contul KinetoNow se creează doar de persoane cu vârsta de cel puțin 18 ani. Serviciile pentru minori se rezervă de către părinte sau tutore, din contul acestuia, cu completarea unui profil separat pentru copil.

Datele minorului, inclusiv cele privind sănătatea, sunt prelucrate în baza consimțământului explicit al reprezentantului legal și doar în măsura necesară pentru prestarea ședinței în siguranță. Nu facem marketing direct către minori și nu le prelucrăm datele în scopuri de profilare comercială. Dacă aflăm că un minor și-a creat cont pe cont propriu, îl închidem și ștergem datele.

15. Modificări

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciile, furnizorii sau legislația. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată aici, cu data ultimei actualizări afișată la începutul paginii.

Modificările substanțiale (scopuri noi, categorii noi de destinatari, termene de păstrare mai lungi) îți sunt anunțate cu cel puțin 15 zile înainte, prin e-mail și în aplicație. Dacă modificarea presupune un temei nou de consimțământ, ți-l cerem separat, înainte de a începe prelucrarea.

Documentul se citește împreună cu Termenii și condițiile, cu Politica de cookie-uri și cu Politica de securitate.

16. Antrenor vocal și consultații video

Antrenorul vocal este proiectat ca un sistem AI opțional care explică și ritmează exercițiile prescrise de terapeut. Funcția este dezactivată în versiunea de producție și nu este disponibilă pacienților în prezent. Dacă va fi activată, nu va stabili diagnostice și nu va modifica planul. Utilizarea va necesita consimțământ explicit separat pentru prelucrarea vocii și a contextului exercițiilor, în baza art. 6 alin. (1) lit. a) și art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR.

Dacă funcția va fi activată, ElevenLabs Agents și furnizorul modelului folosit de acesta vor procesa vocea în timp real, exercițiile zilei, dozajul, regula de durere a planului, nota terapeutului și valoarea durerii din ziua respectivă. Contextul trimis de platformă este proiectat să excludă numele, telefonul, adresa, diagnosticul și istoricul medical; ceea ce se spune la microfon poate totuși conține aceste informații. Nu transmite date de identificare prin voce.

Antrenorul rămâne dezactivat în producție până la închiderea evaluării de conformitate. Configurația pregătită pentru producție dezactivează stocarea audio și programează ștergerea transcrierilor și a câmpurilor derivate la un termen de zero zile. Furnizorul precizează că ștergerea nu este instantanee; această setare nu înseamnă că datele nu sunt niciodată stocate temporar. Acordul de prelucrare, regiunea, subîmputerniciții și garanțiile de retenție trebuie verificate înainte de activare. Dacă funcția va fi activată, platforma este proiectată să păstreze metadate de sesiune, precum durata, consumul și versiunea antrenorului, fără audio sau transcriere. Vocea nu va fi folosită pentru identificare biometrică sau crearea unui profil vocal.

Poți retrage separat consimțământul pentru datele de sănătate și pentru antrenorul vocal din Cont → Confidențialitate și analiză. Retragerea oprește programările noi, respectiv pornirea unor sesiuni vocale noi; nu anulează automat programările existente și nu șterge datele deja prelucrate legal. Pentru ștergere sau alte restricții, folosește opțiunea de ștergere a contului ori scrie-ne.

Consultațiile video folosesc LiveKit pentru transmiterea audio și video. Platforma nu înregistrează consultațiile. Microfonul și camera sunt folosite numai cu permisiunea ta.